神戸大学法人文書管理規程

平成16年9月30日制定

(趣旨)

第1条

この規程は、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律 (平成13年法律第140号。以下「法」という。) 第23条の規定に基づき、神戸大学 (以下「本学」という。) における法人文書の適正な管理について、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条

この規程において「法人文書」とは、法第2条第2項に規定するものをいう。

2

この規程において「教育・研究関係文書」とは、 前項に規定する法人文書のうち教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。

3

この規程において、「法人文書ファイル」とは、 能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、 相互に密接な関連を有する法人文書 (保存期間が1年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。) の集合物をいう。

4

この規程において「部局等」とは、大学教育推進機構、 各学部、各研究科、自然科学系先端融合研究環、経済経営研究所、 附属図書館、医学部附属病院、附属学校部,農学研究科附属食資源教育研究センター、 情報基盤センター、連携創造本部、留学生センター、国際コミュニケーションセンター、 研究基盤センター、環境管理センター、保健管理センター及びキャリアセンターをいう。

(作成)

第3条

本学の意思決定に当たっては、原則として文書 (図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。) を作成して行うものとする。 ただし、意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合は、事後に文書を作成するものとし、 処理に係る事案が軽微な場合は、文書を作成しないことができる。

2

本学における事務及び事業の実績については、原則として文書を作成するものとする。 ただし、処理に係る事案が軽微な場合は、文書を作成しないことができる。

(管理体制)

第4条

本学に総括文書管理者を置き、事務局長をもって充てる。

2

本学に、文書管理者及び文書管理担当者を別表のとおり置くものとする。

3

前項の規定にかかわらず、教育・研究関係文書の管理に当たっては、部局等の長を文書管理者とし、 当該部局等の教員を文書管理担当者とする。

4

総括文書管理者は、次条に規定する神戸大学法人文書分類基準表 (以下「分類基準表」という。) 及び第9条に規定する神戸大学法人文書ファイル管理簿 (以下「管理簿」という。) の整備に努めるとともに、 法人文書の管理に関する事務を指導監督し、研修等の実施に当たるものとする。

5

文書管理者は、法人文書の管理の徹底に努めるものとする。

6

文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。

(分類)

第5条

文書管理者は、法人文書の体系的な整理、迅速な検索及び適切な保存に活用するため、 別紙様式第1号 (PDF形式、30KB) により法人文書をその事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類した分類基準表を作成し、総括文書管理者に提出しなければならない。

2

文書管理者は、毎年1回分類基準表の見直しを行い、必要と認める場合は改定を行うものとする。

(保存方法)

第6条

法人文書は、その他の文書と明確に区分し、 事務室又は書庫の戸棚等その他管理が適切に行い得る専用の場所で保存するものとする。

2

法人文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ、記録媒体の変換を行うなどにより、 適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。